Предоставление работодателем по запросу работника сведений о заработке, сданных в архив.

Здравствуйте!

Работодатель предоставляет документы, которые хранятся у него.

Если документы сданы в архив, то вы даёте ответ, что документы сданы в архив, можете указать номер акта и регистрационный номер, который присвоен архивом.

Запрашивать документы из архива вы сможете, если бывший работник даст согласие на допуск к его персональным данным, так как трудовых отношений между вами и им уже нет. Кстати, можете сослаться на закон о персональных данных.

Есть ещё ведомственные архивы, например, в органах внутренних дел, кадровик или бухгалтер может запросить данные по бывшему сотруднику, но заявление от сотрудника необходимо.

Вывод:

1. Вы можете рекомендовать работнику, чтобы он обратился за справкой в архив, куда были сданы документы. Конечно, важно содержание заявления работника.

Если работник просит предоставить эти документы работодателя, то с учетом того, что они уже в архиве, рекомендуйте работнику обратиться в архив.

Если работник просит предоставит документы, запросив их из архива, то вы не можете отказать в этой просьбе бывшему работнику.

2. Если архив ведомственный, то на основании заявления работника, вы можете запросить их в архиве.

Пример из судебной практики из правовой системы Гарант:

Передача документов в архив - не повод для отказа работнику в выдаче их копий

 Определение Верховного Суда РФ от 16 декабря 2016 г. N 307-ЭС16-15862 :

Верховный Суд РФ отказал в передаче на рассмотрение Судебной коллегии по гражданским делам жалобы на судебные акты арбитражных судов, которыми было признано незаконным бездействие конкурсного управляющего муниципальным унитарным предприятием, выразившееся в невыдаче бывшему работнику предприятия в нарушение требований ст.62 ТК РФ справки о средней заработной плате для определения размера пособия по безработице.

Конкурсный управляющий ссылался на невозможность выдачи такой справки в связи с тем, что необходимые для ее формирования документы были переданы работодателем в архив. Однако, учитывая, что архив не отказывал конкурсному управляющему в выдаче указанных документов, арбитражные суды сочли данный довод несостоятельным, а Верховный Суд РФ не нашел оснований для пересмотра дела.

Большое спасибо! Вы полностью ответили на мой вопрос.