Обязан ли кадровый работник хранить не подписанные заявления сотрудников?

Здравствуйте!

Скажите, а на каком основании вы уничтожили документ, который вам не принадлежит?!

Во-первых, вы должны были довести до сведения работника, что ему отказали в его вопросе.

Во-вторых, скажите, а каким документом был уничтожен этот документ. Если брать сроки хранения документов, плюс требования Госархива, то уничтожают документы по акту комиссией.

Вы нарушили столько законов,  что в принципе есть основание для дисциплинарного взыскания ст.192 ТК РФ, но это уже решать работодателю, если работник будет действовать и развивать ситуацию.

И еще, все заявления должны регистрироваться, как входящий документ, это может быть отдельный журнал, только для заявлений, правда, ни один работодатель это не делает.

У вас ведь есть Номенклатура дел на соответствующий календарных год?!, там должны быть все документы, которые формируются в ходе делопроизводства кадрового, сроки хранения, и в какие дела это формируется.

Для примера, не идеал, но все-таки документ - Номенклатура дел на 2012 год.

Вот выдержка из Положения по кадровому делопроизводству. Я как кадровик всегда разрабатывают этот документ, просто не могу без него работать, в кадровом делопроизводстве должен быть порядок.

СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

1. Для обеспечения правильного формирования и учета дел в организации должна составляться номенклатура дел, одним из разделов которой является номенклатура дел кадровой службы.

2. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения по установленной форме (п.3.4.1. Основных правил работы архивов организаций).

3. Ответственность за ее составления возлагается на службу документационного обеспечения управления работодателя.

4. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

5. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

6. Формирование дел - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела (ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" ).

7. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации.

- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

8. Внутри дела документы должны расположены так, чтобы по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядка или по алфавиту авторов и корреспондентов.

9. Приложения объемов  свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

10. Все листы нумеруются арабским цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа просты карандашом. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно.

11. Лист-заверитель при его закрытии составляется в дела на отдельном листе по установленной форме.

12. Дела хранятся в архиве организации срок предусмотренный для их хранения. По делам, у которых окончился срок хранения, составляется акт на выделение документов на уничтожение.

13. Проект акта организации рассматривается на заседании ЭК. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию).  Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.